Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Yannik Zengler (Einzelunternehmer)
Im Schnürchen 9
56179 Niederwerth
Deutschland
E-Mail: yannik.zengler@zystem.one
Telefon: +49 174 230 5739
Datenschutzbeauftragter: Nicht bestellt (keine gesetzliche Verpflichtung).

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website von ZystemOne (ZO) sowie für die damit verbundenen Prozesse (z. B. Terminbuchung, Kommunikation, Zahlungsabwicklung und Durchführung des Coaching- und Trainingsprogramms). Das Angebot richtet sich an Personen ab 18 Jahren (B2C und B2B) weltweit.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Vertragsanbahnung) – z. B. Terminbuchung, Durchführung des Coachings.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) – z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – z. B. IT-Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Rechtsverteidigung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – z. B. bei optionalen Einbindungen externer Inhalte oder nicht notwendigen Cookies.
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) – soweit Gesundheitsdaten (besondere Kategorien personenbezogener Daten) verarbeitet werden.

Unsere Website wird bei IONOS gehostet. Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden durch den Webserver technisch bedingt Daten verarbeitet (sog. Server-Logfiles), z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, abgerufene Datei/Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser-/Betriebssystem-Informationen.

Zur Erstellung und Pflege der Website nutzen wir ergänzend den Dienst „Lovable" (Website-/Content-Generator). Soweit Lovable in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. technische Zugriffsdaten im Rahmen der Bereitstellung), erfolgt dies als Auftragsverarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO).

• Zweck: Sicherer und stabiler Betrieb der Website, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Speicherdauer: Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der genannten Zwecke erforderlich ist (in der Regel wenige Tage bis Wochen; abhängig von der Hosting-Konfiguration).

Wir setzen derzeit keine Analyse- oder Marketing-Tools ein. Dennoch kann es – insbesondere durch die Einbindung externer Dienste (z. B. Terminbuchung) – zur Nutzung von Cookies oder ähnlichen Technologien (z. B. Local Storage) kommen.

Soweit Cookies/Technologien nicht technisch zwingend erforderlich sind, verwenden wir ein Einwilligungsmanagement („Cookie-Banner"). Beim ersten Besuch können Sie auswählen, ob Sie optionalen Technologien zustimmen oder diese ablehnen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" (z. B. im Footer der Website) ändern.

Für die Buchung von Erstgesprächen nutzen wir den Dienst Calendly. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse und der von Ihnen gewählte Termin verarbeitet; optional kann eine Telefonnummer abgefragt werden.

• Zweck: Terminorganisation und Kommunikation im Zusammenhang mit dem Erstgespräch bzw. der Vertragsanbahnung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Empfänger: Calendly, LLC (Dienstleister).

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Anliegen), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.

Für den E-Mail-Versand und die Postfachverwaltung nutzen wir IONOS (E-Mail-Hosting) sowie Microsoft Outlook als E-Mail-Client. Dabei werden die Kommunikationsinhalte und -metadaten (z. B. Absender/Empfänger, Zeitstempel) verarbeitet.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/Vertrag) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (allgemeine Kommunikation).

Im Rahmen des ZystemOne (ZO) Programms verarbeiten wir personenbezogene Daten, die zur Planung, Durchführung und Qualitätssicherung der Coaching-Leistungen erforderlich sind. Das Programm umfasst insbesondere Remote Coaching, Personal Training, Trainings- und Ernährungsplanung, regelmäßige Check-ins sowie – je nach Nutzung – Fortschrittstracking über Smartwatch/Tracker und unsere Coaching-App.

Folgende Datenkategorien können verarbeitet werden (Beispiele):

• Stammdaten und Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer).
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. gebuchtes Paket, Zahlungsstatus, Rechnungsdaten).
• Lifestyle- und Kontextdaten (z. B. Arbeitszeiten, Reise- und Belastungsprofile, Schlaf-/Regenerationsangaben, bevorzugte Kommunikationswege).
• Trainings- und Leistungsdaten (z. B. Trainingshistorie, Trainingsort/Equipment, Trainingspräferenzen, Zielsetzungen).
• Ernährungsbezogene Angaben (z. B. Ernährungsform, Allergene/Unverträglichkeiten, Gewohnheiten).
• Inhalte, die Sie selbst bereitstellen (z. B. Progress-Fotos, Videos, Textnachrichten).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Sie im Rahmen des Coachings Angaben zu Ihrer Gesundheit machen oder Gesundheitsdaten bereitstellen, verarbeiten wir besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Dies kann insbesondere betreffen: Verletzungshistorie, akute Schmerzen, Medikation, Herz-Kreislauf-Themen, Blutbild-Status sowie Daten aus Smartwatch-/Health-Integrationen.

• Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sowie – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) für die Durchführung der Coaching-Leistungen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht.

Hinweis zu WhatsApp: Bitte übermitteln Sie medizinische Dokumente oder hochsensible Gesundheitsinformationen vorzugsweise über die ZystemOne Coaching-App oder per E-Mail und nicht über Messenger-Dienste, sofern Sie dies vermeiden möchten.

Für die digitale Betreuung und Dokumentation nutzen wir die eigene ZystemOne Plattform/App. Darüber können u. a. Onboarding-Fragen (Anamnesebogen), Trainings-/Ernährungspläne, Check-ins sowie Tracking-Daten verarbeitet werden.

Sofern Sie dies aktiv einrichten, können Daten aus Gesundheits-/Fitness-Integrationen (z. B. Apple Health oder Android Health) in die ZystemOne App einfließen. Die Anbindung erfolgt nur mit Ihrer Freigabe/Autorisierung.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
• Empfänger: Die Datenverarbeitung erfolgt auf sicheren Servern innerhalb der EU.

Im Rahmen der Betreuung kann die Kommunikation – je nach Wunsch – über die ZystemOne App, E-Mail und/oder WhatsApp Business erfolgen.

Wenn Sie WhatsApp nutzen, erfolgt die Kommunikation über einen Dienst eines Drittanbieters. Bitte beachten Sie, dass dabei Verbindungs- und Nutzungsdaten durch den Anbieter verarbeitet werden können.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); bei Gesundheitsdaten zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Für Online-Termine und Live-Sessions nutzen wir Microsoft Teams und/oder Google Meet. Dabei werden insbesondere Meeting-Metadaten (z. B. Name/Anzeigename, Zeitpunkt, Dauer, Verbindungsdaten) verarbeitet. Inhalte (Audio/Video) werden nur im Rahmen der Sitzung verarbeitet.

Aufzeichnungen erfolgen grundsätzlich nicht. Eine Aufzeichnung findet nur statt, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen und zuvor einwilligen.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Zahlungen nutzen wir Stripe. Stripe verarbeitet Zahlungs- und Transaktionsdaten (z. B. Name, Zahlungsart, Betrag, Zeitpunkt, Zahlungsstatus) zur Abwicklung der Zahlung und zur Betrugsprävention.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflichten, z. B. steuerliche Aufbewahrung).
• Empfänger: Stripe (Dienstleister).

Wir setzen Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit solchen Dienstleistern schließen wir – soweit gesetzlich erforderlich – Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO ab.

Zur Erbringung der Coaching-Leistung können beauftragte Coaches Zugriff auf erforderliche Daten erhalten. Dies erfolgt nach dem Need-to-know-Prinzip und unter Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtung.

Bei einzelnen eingesetzten Diensten kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR (z. B. in den USA) nicht vollständig ausgeschlossen werden. Soweit dies der Fall ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und/oder anerkannter Transfermechanismen (z. B. Data Privacy Framework), soweit vom jeweiligen Anbieter angeboten und einschlägig.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Folgende Löschfristen gelten grundsätzlich:

• Coaching- und Programmdaten (einschließlich Kommunikation, Pläne, Check-ins): Löschung oder Anonymisierung spätestens 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Vertragsverhältnis endet, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder die Daten im Einzelfall zur Rechtsverteidigung weiter benötigt werden.
• Gesundheitsdaten: Löschung oder Anonymisierung grundsätzlich zusammen mit den Coaching-Daten; soweit möglich können hochsensible Gesundheitsdaten früher gelöscht werden, sofern sie für die Betreuung nicht mehr erforderlich sind.
• Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: Speicherung nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (regelmäßig 6 oder 10 Jahre, je nach Dokumentart).

Eine Löschung erfolgt zudem auf Anfrage, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen in Rheinland-Pfalz ist insbesondere zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Deutschland

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten (z. B. Zugriffsbeschränkungen, Berechtigungskonzepte, sichere Passwörter, soweit möglich Mehr-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung nach Stand der Technik, regelmäßige Updates).

Sofern wir Erfahrungsberichte/Testimonials (z. B. Name, Funktion, Foto/Video) veröffentlichen, erfolgt dies nur mit Einwilligung der betroffenen Person. Aus Nachweisgründen empfehlen wir eine schriftliche Freigabe.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund geänderter Rechtslage, technischer Änderungen oder der Weiterentwicklung unserer Leistungen erforderlich ist.